Asisten Virtual: Rahasia Di Balik Kesuksesan Start-Up dan Usaha Kecil

IF Project - Sebagai seorang eksekutif, Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan dan bahkan lebih banyak lagi yang harus dicapai. Seiring dengan pekerjaan arus utama, Anda juga memiliki beberapa tugas pendukung seperti riset online, pengarsipan, pembelian yang diperlukan, rekrutmen, dan pembukuan. 

Anda ingin berkonsentrasi pada pekerjaan yang lebih menguntungkan tetapi tugas-tugas kecil ini menyita waktu Anda, dan waktu itu sangat berharga. Ini dia Asisten Virtual. Asisten virtual bukanlah robot atau mesin seperti Asisten Google. dia adalah manusia yang memahami urgensi, memahami detail, memprioritaskan tugas, menawarkan bantuan cerdas bagi Anda untuk mencapai target.

Beberapa Pekerjaan Penting yang Dapat didelegasikan ke Asisten Virtual:

Atur File & Data Anda

Setiap hari kami membuat dan mengerjakan banyak file dan folder. Kami menyusun laporan dan data yang perlu dirujuk pada suatu saat nanti. Mengatur file dan menyimpan data dalam format yang dapat dicari dengan benar adalah pekerjaan penuh waktu. Anda dapat menjelaskan hal ini kepada VA Anda dan dia akan mengurus ini. Mereka akan mengatur file Anda; simpan di folder yang tepat, dan hemat waktu Anda untuk pekerjaan yang lebih penting.

Dukungan Pelanggan

Anda mungkin perlu menghubungi beberapa dukungan pelanggan dan membuang banyak waktu untuk menunggu atau ditahan. Minta VA untuk melakukan pekerjaan ini untuk Anda dan menghemat waktu.

Di sisi lain, Anda mungkin juga memiliki beberapa pelanggan untuk mendukung yang penting dan perlu diprioritaskan, tetapi karena kurangnya waktu Anda tidak dapat menghabiskan cukup waktu dengan mereka. 

Minta VA untuk mendukung pelanggan ini sesuai prioritas, tanggapi mereka segera, bantu mereka memahami produk dan selesaikan pertanyaan mereka pada tingkat yang sesuai atau lanjutkan ke tingkat berikutnya.

Pembukuan

Anda memiliki banyak kuitansi dan tagihan yang perlu dimasukkan ke dalam spreadsheet atau disusun dengan benar. Anda dapat mengirimkan kwitansi, tagihan, atau detail pengeluaran lainnya ke VA Anda untuk dimasukkan ke dalam Excel atau alat lain dan melakukan yang diperlukan untuk Anda. Jika Anda meninggalkan ini tanpa pengawasan untuk waktu yang lama, mereka akan menyebabkan sakit kepala dan stres yang tidak perlu.

Pesan Janji/Belanja Online

Anda dapat meminta VA Anda untuk memesan janji temu dan reservasi untuk Anda. VA akan membuat reservasi dan memperbarui kalender Anda sehingga Anda tidak melewatkannya. Jika rasa saling percaya berkembang, Anda juga dapat meminta mereka melakukan belanja online untuk Anda atau untuk perusahaan kecil Anda. VA akan melakukan yang diperlukan dan berbagi laporan dengan Anda.

Riset Daring

Untuk tujuan bisnis atau pribadi apa pun, Anda mungkin harus melakukan riset online untuk aplikasi yang bagus untuk bisnis Anda, produk yang luar biasa untuk perusahaan Anda, hadiah yang bagus untuk orang terdekat dan tersayang, beberapa bahan untuk ditulis, beberapa artikel untuk dibagikan dengan Anda kolega, atau apa pun selain ini, Anda dapat memberikan instruksi kepada VA Anda dan dia akan melakukan penelitian untuk Anda dan menyajikan materi secara profesional dan canggih, menghemat banyak waktu untuk Anda.

Presentasi Bisnis

Anda harus membuat beberapa presentasi untuk bisnis Anda tetapi juga memiliki banyak hal lain yang harus dilakukan. Berikan idenya kepada VA Anda dan minta dia untuk melakukan penelitian, menyusun, dan memasukkan presentasi PPT untuk ulasan Anda. Anda dapat membuat perubahan sesuai kebutuhan Anda dan ini SELESAI.

Perekrutan & Dukungan Tim

Sebagai seorang eksekutif, Anda juga perlu mempekerjakan dan mendukung tim Anda. Ambil bantuan dari VA Anda dalam mencari Resume DB, perbaiki wawancara dan tindak lanjuti dengan kandidat. Anda juga dapat meminta VA Anda untuk mendukung tim Anda jika diperlukan dan menghemat waktu kolektif tim Anda.

Terjemahan & Dukungan Bi-Bahasa

Jika Anda atau bisnis Anda berlokasi di wilayah dwibahasa atau Anda memiliki klien di negara asing, Anda dapat mengambil bantuan VA dwibahasa untuk mendukung Anda dan tim Anda dengan pekerjaan penerjemahan dan memberikan dukungan dokumentasi bisnis dwibahasa.

Entri Data

Entri data, untuk keperluan pribadi atau bisnis, diperlukan secara teratur tetapi juga merupakan pekerjaan yang paling tidak produktif dan paling memakan waktu. Anda tidak dapat menghilangkannya, tetapi pasti Anda dapat mengambil bantuan dari VA Anda untuk menyelesaikan tugas untuk Anda.

Penulisan & Koreksi

Anda dapat meminta VA Anda untuk menyiapkan materi atau menulis blog dan artikel sesuai kebutuhan Anda. Anda kemudian dapat memberikan sentuhan akhir dan menerbitkannya. Atau Anda dapat menulis sendiri dan meminta VA untuk memeriksa tata bahasa, struktur kalimat, dan hal lainnya. 

Contoh Asisten Virtual Terkenal 2023

Berikut adalah beberapa contoh virtual assistant yang populer:

Siri - Virtual assistant bawaan pada perangkat Apple, yang bisa diakses melalui suara atau teks.

Google Assistant - Virtual assistant bawaan pada perangkat Android dan Google Home, yang juga bisa diakses melalui suara atau teks.

Alexa - Virtual assistant bawaan pada perangkat Amazon Echo, yang bisa diakses melalui suara.

Cortana - Virtual assistant bawaan pada perangkat Windows 10, yang bisa diakses melalui suara atau teks.

Bixby - Virtual assistant bawaan pada perangkat Samsung Galaxy, yang bisa diakses melalui suara atau teks.

Xiaoice - Virtual assistant buatan Microsoft yang populer di Tiongkok, yang bisa diakses melalui teks dan menggunakan teknologi kecerdasan buatan.

Moneypenny - Virtual assistant buatan Facebook, yang dirancang untuk membantu pengguna melakukan pembelian online.

Hound - Virtual assistant yang dikenal karena kemampuannya untuk memproses pertanyaan yang kompleks dan memberikan jawaban yang detail.

Pengalaman Menjadi Asisten Virtual

Namun, berdasarkan pengalaman orang-orang yang bekerja sebagai virtual assistant manusia, terdapat beberapa hal yang dapat diungkapkan:

Fleksibilitas waktu - Bekerja sebagai virtual assistant memungkinkan seseorang untuk memiliki fleksibilitas waktu yang lebih besar. Ini karena pekerjaan virtual assistant dapat dilakukan dari rumah atau di lokasi yang berbeda.

Keragaman tugas - Tugas-tugas seorang virtual assistant dapat bervariasi mulai dari administrasi, pengelolaan email, manajemen kalender, penulisan laporan, hingga perencanaan acara dan lain sebagainya. Hal ini membuat pekerjaan sebagai virtual assistant menarik dan tidak membosankan.

Keterampilan interpersonal - Sebagai virtual assistant, seseorang harus memiliki keterampilan interpersonal yang baik untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan kolega secara efektif, baik melalui telepon, email, maupun pesan teks.

Kemampuan multitasking - Seorang virtual assistant harus mampu melakukan beberapa tugas secara bersamaan dan dengan waktu yang ketat. Kemampuan multitasking menjadi keterampilan yang penting dalam pekerjaan ini.

Pengetahuan teknologi - Sebagai virtual assistant, seseorang harus menguasai teknologi dan alat-alat yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari. Misalnya, aplikasi manajemen waktu, alat kolaborasi online, dan lain-lain.

Kemandirian - Seorang virtual assistant harus mampu bekerja mandiri dan mengelola waktu dan tugas mereka sendiri, tanpa terlalu banyak supervisi dari atasan.

Penutup

Meskipun menjadi virtual assistant memiliki keuntungan-keuntungan di atas, namun tetap ada tantangan dan kendala yang harus dihadapi, seperti jadwal yang tidak teratur, pekerjaan yang kadang monoton, dan tuntutan untuk tetap produktif dan terhubung dengan pelanggan dan kolega. 

Namun, jika seseorang menyukai tantangan dan pekerjaan yang dinamis, menjadi virtual assistant bisa menjadi pilihan yang menarik untuk di coba loh.